Mit 80.000 Unternehmen und rund drei Millionen Beschäftigten ist der Maschinen- und Anlagenbau einer der größten Industriezweige in der EU. Der EU-Binnenmarkt steht für ein Marktvolumen verkaufter Maschinenkomponenten, Komplettmaschinen und Anlagen im Wert von geschätzt 606 Milliarden Euro (2021).
Trotz dieser positiven Entwicklung müssen sich Unternehmen einiges einfallen lassen, um der Konkurrenz voraus zu sein und zukunftsorientiert zu agieren. So sind neben großen Auftragsvolumen auch hohe Dokumentationsanforderungen zu erfüllen, welche spezifisch an vertraglichen und rechtlichen Rahmenbedingungen des Auftraggebers bzw. des jeweiligen Absatzlandes ausgestaltet werden müssen: Eine saubere und vollständige Lieferantendokumentation ist unabdingbar, um im Zeitplan zu bleiben und zugleich Sicherheit zu gewährleisten. Diese kann jedoch schnell mehrere 100.000 Dokumente umfassen. Beispiele sind neben den klassischen projekt- und produktspezifischen Dokumenten insbesondere auch Sicherheitsunterlagen, Garantien, Verträge, Zertifizierungs-, Zulassungs- und Genehmigungsdokumente, Wartungsmanuals und mehr. Diese werden oft via Papier und E-Mail zusammengetragen, was zu Organisationsproblemen und Projekt- und Haftungsrisiken führt.
Die Herausforderung:
Sind Dokumente oder Daten der Lieferantendokumentation unauffindbar, unvollständig oder fehlerhaft, kann es zu Verzögerungen im Projektfortschritt kommen, was meist mit Vertragsstrafen verknüpft ist. Gleichzeitig reduzieren ein hoher E-Mail-Verkehr und vielfache Downloads die Effizienz von Projekten, da viel Zeit für das manuelle, und damit fehleranfällige Verwalten der Daten benötigt wird.
Die Lösung:
Um auch über Unternehmensgrenzen hinweg die technische Redaktion im Maschinen- und Anlagenbau sauber aufarbeiten zu können, ist eine fehlerfreie und zentrale Dokumentation essentiell. Hierfür eignet sich ein cloudbasiertes System, das zeitgemäß, sicher und effektiv die Anforderungen aller Beteiligten – vom Komponenten- über den Systemhersteller zum Anlagenbauer, zu Behörden und zum Auftraggeber bedienen kann.
Die Vorteile:
Alle Lieferanten einer Anlage können ihre eigenen Dokumente nach einem zuvor festgelegten Schema für die Gesamtdokumentation direkt online bereitstellen, ohne dass lange Lieferwege den Austausch erschweren. Dies funktioniert über Länder und Kontinente hinweg und liefert nicht nur Sicherheit, die Dokumente sind zudem direkt in der letztaktuellen, freigegebenen Fassung jederzeit abrufbar. Im Spannungsfeld von Gesetzen und Normen, Verträgen, wirtschaftlichen Faktoren, sprachlichen Anforderungen und strikten Terminvorgaben gelingt es der onlinebasierten Lieferantendokumentation Standards zu setzen, die leicht für die jeweiligen Lieferanten umsetzbar sind. So profitieren Akteure der Supply-Chain und auch Endkunden von verlässlichen Daten, die vollständig und klar nachvollziehbar sind.
Für Unternehmen geht es bei der Erstellung und Verwaltung einer Lieferantendokumentation folglich darum, eine Lösung zu nutzen, die Risiko minimiert und dennoch für eine hohe Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit sorgt.
