Mit dem bevorstehenden Jahreswechsel stellt sich für viele Unternehmer erneut die Frage nach der Archivierung von Unterlagen: Welche steuerrelevanten Dokumente können bedenkenlos vernichtet oder unwiderruflich gelöscht werden?
Im Grundsatz gilt, dass Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen, unabhängig von ihrer Form – elektronisch oder auf Papier -, über einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen erstrecken sich in der Regel zwischen 6 und 10 Jahren. Dies bedeutet im Detail, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen für 10 Jahre archiviert werden müssen. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen hingegen haben eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Nicht aufbewahrungspflichtige Dokumente wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.
Konkret: Diese Unterlagen können ab 1. Januar 2024 weg
Ab 1. Januar 2024 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2015 oder zuvor erstellt wurden.
Aus dem Jahr 2013 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.
„Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, macht Harald Krekeler, Geschäftsführer des gleichnamigen Softwarebüros aufmerksam, und verdeutlicht anhand eines Beispiels: „Wenn 2013 die letzte Buchung für 2011 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2024 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2011 vernichtet werden.“
Das Softwarebüro Krekeler bietet mit dem Office Manager (www.officemanager.de) eine DMS-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen an. Diese ermöglicht die zentrale, vollständige, GoBD-konforme und revisionssichere Verwaltung und Aufbewahrung aller papiergebundenen und digitalen Dokumente in einem digitalen Archivierungssystem. Harald Krekeler informiert: „Office Manager berücksichtigt die Möglichkeiten der WORM-Software rdxLock, insbesondere hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Aus dem Belegdatum und dem Aufbewahrungszeitraum errechnet Office Manager automatisch den Zeitpunkt, ab dem ein Beleg gelöscht werden darf.“
Office Manager ist als 32 und 64 Bit-Edition für Windows-Betriebssysteme ab Vista in einer Enterprise-Version für Firmennetzwerke sowie als Edition „Pro“ für Einzelarbeitsplätze erhältlich.
