Die digitale Arbeitswelt ist in einem rasanten Wandel. Szenarien wie Homeoffice, mobiles Arbeiten und die zunehmende Flexibilisierung fordern anpassungsfähige IT-Lösungen. Eine entsprechend leistungsfähige All-in-One-Lösung steht Unternehmen und Behörden ab sofort mit dem neuen Major Release von Ferrari electronic zur Verfügung: Die OfficeMaster Suite 8 setzt neue Maßstäbe für den manipulationssicheren und DSGVO-konformen Dokumentenaustausch, bietet zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente anzureichern, und legt die Basis für eine Vielzahl digital integrierter Prozesse.
Ferrari electronic beschäftigt sich seit jeher mit dem sicheren Dokumentenaustausch. In die OfficeMaster Suite 8 wurden Features integriert, die den digitalen Dokumentenaustausch noch sicherer, die Benutzerfreundlichkeit noch höher und Arbeitsabläufe noch effizienter machen – unabhängig von Arbeitsstandort und Device.
Die OfficeMaster Suite 8 bietet unter anderem folgende Neuerungen:
• Neue Web-API-Komponente – ermöglicht eine unkomplizierte Ansteuerung von 3rd-Party-Produkten wie
o Integration von E-Postbrief
Standortunabhängig Briefe zu versenden, ist jetzt möglich. Der Versand lässt sich beispielsweise aus Microsoft Dynamics 365 automatisieren. Durch Hinterlegen der Versandmethode “ePost” in den Kundenstammdaten werden digital erstellte Dokumente per E-Postbrief-Schnittstelle zur Post weitergeleitet und dort gedruckt, kuvertiert, mit Porto versehen und zugestellt.
o Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD 2.1
Seit Oktober 2021 sind Unternehmen, die mit öffentlichen Institutionen Geschäfte tätigen, verpflichtet, Rechnungen in rein digitaler Form als XRechnung bei der Behörde einzureichen. Durch die Integration dieser Versandmethode in die OfficeMaster Suite 8 können XRechnungen über eine Webschnittstelle bequem digital in das Portal der Bundesbehörden eingereicht oder als ZUGFeRD-Dokument versendet werden.
• Texterkennung von Dokumenten mittels OCR („Optical Character Recognition”)
Der Standardübertragungsweg der OfficeMaster Suite 8 ist NGDX (Next Generation Document Exchange). Damit werden die Dokumente im Original als PDF übertragen. Alle Dokumentinformationen bleiben erhalten und können von nachgelagerten Systemen (automatisiert) weiterverarbeitet werden. Sollte die OfficeMaster Suite 8 Dokumente empfangen, welche nicht per NGDX versendet wurden, werden diese optional per OCR veredelt. So wird beispielsweise aus dem per Fax übertragenen Bild ein Dokument mit eingebettetem Textlayer, das durchsucht, markiert und weiterverarbeitet werden kann.
• Innovative Dokumentenübertragung via Cloud Relay ähnlich der 2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung)
Eine zusätzliche NGDX-Betriebsart erlaubt den Dokumententransfer über ein durch die Ferrari electronic AG betriebenes Cloud Relay. Dabei werden die Dokumente in Stücke (Shards) zerlegt und auf Cloud Drives hinterlegt. Diese Shards sind einzeln verschlüsselt und der Schlüsselaustausch mit dem Empfänger erfolgt auf der Telefoniestrecke wiederum verschlüsselt. Dies ermöglicht eine sehr sichere Übertragungsmöglichkeit dank Implementierung einer der Zwei-Faktor-Authentifizierung ähnlichen Methode.
• Unterstützung neuester Microsoft-Technologien
Ferrari electronic reagiert auf die baldige Abkündigung der Microsoft Exchange Webservices (EWS) und stellt den neuen Exchange Online Connector basierend auf der Microsoft Graph API vor. Microsoft empfiehlt dringend aus Sicherheitsgründen schon heute die Graph Api zu nutzen. Des Weiteren unterstützt die OfficeMaster Suite 8 den Microsoft Windows Server 2022, Microsoft Office 2021 und clientseitig Microsoft Windows 11.
• Bessere Unterstützung von Cloud-Installationen
Durch die browserbasierte Messaging-Server-Konfiguration (OMSWebConfig) werden Installationen deutlich verbessert und vereinfacht. Eine Software-Installation ist nicht mehr On-Premise notwendig, sondern komfortabel und systemunabhängig per Browser durchführbar (unter anderem für 3rd-Party-Applikationen wie Microsoft Dynamics 365).
• Gezielter Wartungsmodus (Drain Mode)
Die OfficeMaster Suite 8 ermöglicht es, den Server manuell in einen gezielten Wartungsmodus zu schalten. Dieser nimmt dann keine weiteren Aufträge mehr an und versendet alle bisher aufgelaufenen Aufträge. Zudem erkennt die Lösung automatisch externe Ereignisse, wie den Ausfall eines SIP-Trunks, der den ordnungsgemäßen Betrieb gefährden könnte.
„Die OfficeMaster Suite ist längst zum Kommunikationsklassiker avanciert und das beste Beispiel einer konsequenten Adaption an die sich rasant ändernden Herausforderungen der modernen Arbeitswelt. Noch vor Pandemiezeiten hat sie den Grundstein für ein manipulationssicheres, ortsunabhängiges Arbeiten gelegt. Mit dem neuen Major Release stellen wir eine Lösung zur Verfügung, die diesen Anspruch perfektioniert. Unternehmen wie Behörden ermöglicht sie einen verlustfreien, flexiblen Wechsel zwischen Büropräsenz und mobilem Arbeiten ganz ohne Sicherheitseinbußen“, so Stephan Leschke, Vorstandsvorsitzender der Ferrari electronic AG.
Praxisbeispiele zum Einsatz der OfficeMaster Suite 8 in verschiedensten Branchen finden sich unter https://ngdx.ferrari-electronic.de.
